意味のあるミーティングにするための秘訣「ポイントはたったの５つ」

 

皆さんは意味のあるミーティングをできていますか？

ミーティングを行っていて、なんだか話がそれている・結局なんの話し合いをしたのかわからないなど、ミーティングをやっていて価値があるのかと疑問に思ったりもします。人は誰かと関わりながら仕事や活動を行っているわけで、関りの中でコミュニケーションを取りながら組織の方向性を定めていく必要があります。

意味のあるミーティングにするための秘訣を今回はお伝えします。

 

意味のあるミーティングと感じるには

ミーティングに無駄を感じている人は

わざわざミーティングをする必要がない内容であった時に、無駄と感じるようです。

特に、「議題が薄い・定例化している・自分とは関係のない話である」といったことが問題です。

 

良いミーティングを行うには

会議後に、自分たちがやるべきことが明確化され、すぐに行動できること。さらに、モチベーションが上がり、仕事の能率が上がる状態に持っていくことが良いミーディングを終えたということです。

ダラダラと報告を行うだけ、何のために集まっているかわからない状態ではミーティングとは言えないのです。

 

意味のあるミーティングにするポイント

意味のあるミーティングにするためには５つポイントがあります。

 

テーマ・議題を決めておく

ミーティングで話し合う内容を明確にしないまま、定例会議だからと実施していませんか？

会議の議題が明確になっている程、活発な意見が飛び交うものです。

主にこの３つの議題に分かれます。

報告事案

簡単に終わります。起こった事柄を報告するだけ。よって、報告する内容を明確にして議題として挙げて下さい。

意見聴取

問題点に関して数々の意見を伺います。活発な意見交換を行いたいと考えるのであれば、この点を明確にしておく必要があります。

例：「売上減少の要因分析に関して、各々問題点を挙げてください」

決議事案

起こった問題や方向性に関して、決め事をします。先ほどの意見聴取と決議が組み合わされて行われることが多いです。何について決定をしたいのかを明確にして議題にする必要があります。

例：「来月の施策について、各店の方針を決定します。」

 

議題について周知

議題に関して、周知徹底しておく必要があります。

議題を明確にして、伝えることや決めることが分かったにも関わらず、出席者の耳に届いていないということがあります。

議題を決めたら、出席者全員が知っておく必要があります。どんな議題でミーティングを行うのだろうかといったことを事前に知らしておくことが重要です。

しかし、メールを送ってそのまま。なんてこともあるかもしれません。

議題を決めたのは良いが、そのままで会議を進めてしまっては進行がうまくいきません。

全員に連絡して議題を送ること。そして、会議の進行を担うキーパーソンには特に少し話をするなどコミュニケーションを取っておきましょう。

時間を決める

会議の時間を決めます。

開始時間だけでなく、所要時間を決めて、タイムキーパーを選出しましょう。ダラダラとした会議になると、意味を感じません。話が脱線してしまうことを防止するため、しっかりと進行しましょう。

 

参加者を決める

参加者は誰でも良いというわけではありません。

決定権のない人物だけで会議を実施すると、どうなりますか？

「決めたけど、やっていいのかな。」という風になりませんか。

議題に参加するべき人が参加するように気を配りましょう。

また、参加者の配置にも注意してください。

上手く会議を運ぶためには、意見が合いにくい人を議題者の正面に座ることがないように。対面は心理的に威圧関係になり、互いに評価しあう関係性となります。協力関係を築くには、直角の位置が良いでしょう。人数が多い場合は、円形のテーブルにするとよいですよ。

 

議事録を書く

議事録は決まったことを周知徹底させることに繋がります。

また、会議に参加できなかった人への配慮にも繋がります。

そして、決まった事を確実に進行させる明言の役割もあります。

議事録を書くことで、考えもまとまり、アウトプットできる要因も増えますので、しっかりと議事録として記録しましょう。

 

まとめ

ミーティングを意味のあるものにするためには、しっかりと会議の目的をもって始めることが大切です。

せっかく集まったのに、無駄な時間に終わってしまっては、全員が損してしまいます。時間の無駄遣いというコストも考えて行動できるようになると、よい成果を生むでしょう。